文檔資料下載

辦公室日常管理制度.doc下載

公司辦公用品管理辦法

 

1  目的:為響應(yīng)公司精細(xì)化管理的要求,規(guī)范公司辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、實現(xiàn)成本分?jǐn)偅侠砉?jié)約開支減少浪費,特制定本辦法。

 

2  說明:

本辦法中指的辦公用品包括:

易耗品類: 鉛筆、白板筆、記號筆、熒光筆、筆記本、軟面、筆芯、墨水、打印紙、票據(jù)紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、皮筋、掛鉤、硬膠套

非易耗常用類:中性筆、圓珠筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐

非易耗不常用類:筆筒、剪刀、美工刀、訂書機、起釘器、計算器、印泥、印臺、印油

 

3  辦公用品的申請:

3.1 各部門助理或內(nèi)勤負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計所在部門內(nèi)的辦公用品需求。需求統(tǒng)計應(yīng)本著合理節(jié)約,減少浪費的原則。

3.2 各部門助理或內(nèi)勤根據(jù)部門內(nèi)需求于每月25日前將次月本部門需要申請購買的辦公用品填入“月度辦公用品采購申請單”,并將“辦公用品采購申請表”提交本部門負(fù)責(zé)人審核并簽字。各部門申請需符合“辦公用品申購標(biāo)準(zhǔn)”(詳見附件一)

3.3 各部門助理或內(nèi)勤將本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后的“辦公用品采購申請表”于每月25日前交行政辦,逾期不報的部門將延期至次月25日前重新申請購買。

3.4 非日常使用的特殊用品或因臨時事件需應(yīng)急采購的辦公用品可不限提交時間,單獨提交采購申請。當(dāng)辦公用品單價超過100元的,申請需經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批并簽字。

 

4  辦公用品的采購:

4.1  行政辦根據(jù)各部門申請進行統(tǒng)計,如出現(xiàn)不合理的申請(如某部門10人但某項用品領(lǐng)用量超過20人的部門)應(yīng)向該部門確認(rèn)其理由,如理由不合理應(yīng)駁回不合理項目的采購申請。其它無異議的申請項于每月底統(tǒng)一在定點供應(yīng)商安排采購。辦公用品采購必須由行政辦統(tǒng)一進行,其它部門不得擅自購買。

4.2  采購選擇的定點供應(yīng)商為每兩年在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上,召集三家或三家以上通過資質(zhì)審查的供貨商參與比價,包括考察供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、規(guī)模、業(yè)績、資質(zhì)證明,并具備產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價廉,有良好的售后服務(wù),有較好的企業(yè)信譽度,具有一定的經(jīng)濟實力等條件。

4.3  選定的采購定點供應(yīng)商采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。行政辦應(yīng)定期對辦公用品市場價格進行調(diào)查、核實,隨時與定點供應(yīng)商根據(jù)市場情況,要求供貨商對供貨價格進行調(diào)整。

4.4  非日常使用的特殊用品或因臨時事件需應(yīng)急采購的辦公用品,可視定點供應(yīng)商的供貨情況,選擇是否在定點供應(yīng)商采購。如屬于特殊用品或?qū)S糜闷罚尚姓k派專人負(fù)責(zé)采購,使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購。并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。

 

5  辦公用品的入庫:

5.1 辦公用品采購到位后,應(yīng)由行政辦采購員立即核對送貨清單、用品型號、數(shù)量、價格、發(fā)票并辦理入庫。

5.2 行政辦采購員辦理入庫后,建立辦公用品采購臺賬,入庫明細(xì),并對月度、年度辦公用品申請、采購情況進行整體統(tǒng)計。

 

6 辦公用品的出庫及領(lǐng)用

6.1 辦公用品入庫登記完畢后,由行政辦資產(chǎn)管理員通知各部門助理或內(nèi)勤按部門申請項目領(lǐng)取,每次發(fā)放需制作“部門辦公用品領(lǐng)用登記表”并填寫該部門所領(lǐng)取的用品項目及價格等信息。

6.2 各部門助理或內(nèi)勤辦理領(lǐng)用時需仔細(xì)核對“部門辦公用品領(lǐng)用登記表”中的領(lǐng)用項目及價格,確認(rèn)無誤后簽字,一旦簽字后所領(lǐng)取的物品費用將分?jǐn)傊了诓块T,不可修改。各部門助理或內(nèi)勤將領(lǐng)用后的辦公用品發(fā)放至個人。涉及“憑舊申請”的用品(詳情參照附件一)發(fā)放時需個人將廢舊或損壞的舊用品上交各部門助理或內(nèi)勤,由部門助理或內(nèi)勤統(tǒng)一交至行政辦資產(chǎn)管理員。

6.3由于東區(qū)環(huán)保事業(yè)部距離較遠(yuǎn),環(huán)保事業(yè)部所申請的辦公用品由定點供應(yīng)商直接送至東區(qū),由環(huán)保事業(yè)部部門助理或內(nèi)勤接收并核對送貨清單、用品型號、數(shù)量、價格。在確認(rèn)無誤將收到的明細(xì)及價格告知行政辦采購員后,由部門助理或內(nèi)勤直接將辦公用品發(fā)放至個人,發(fā)放完畢后將統(tǒng)計好的“部門用品發(fā)放登記表”發(fā)至行政辦資產(chǎn)管理崗。

 

7  辦公用品費用分?jǐn)偧俺杀究刂?/span>

7.1  辦公用品采購費用實行按部門核算,并計入各部門月計劃費用內(nèi),由行政辦統(tǒng)一核算,辦公用品一經(jīng)領(lǐng)用費用即分?jǐn)傊了诓块T。

7.2  行政辦需嚴(yán)格控制辦公用品的申請、采購、入庫、出庫的過程。各部門負(fù)責(zé)人、助理及內(nèi)勤因監(jiān)督本部門員工的辦公用品使用情況,要求自覺愛護辦公用品,如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價賠付。

 

8 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行,行政辦負(fù)責(zé)最終解釋權(quán),原相關(guān)文件在本制度執(zhí)行之日起廢止。

 

 

附件一:辦公用品申購標(biāo)準(zhǔn)

附件二:辦公用品個人申領(lǐng)月度統(tǒng)計表

附件三:辦公用品部門月度申領(lǐng)表

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一:

 

本辦法中指的辦公用品分類:

易耗品: 鉛筆、筆記本、軟面、筆芯、墨水、打印紙、票據(jù)紙、信封、檔案袋、文件袋、抽紙、磨砂封面、透明封面、裝訂夾條、長尾夾、電池、膠水、固體膠、透明膠、雙面膠、回形針、訂書釘、刀片、硬膠套

常用非易耗品:中性筆、圓珠筆、記號筆、文件夾、快勞夾、文件盒、文件筐

不常用非易耗品:白板筆、筆筒、剪刀、美工刀、訂書機、起釘器、計算器、印泥、印臺、印油

 

 

辦公用品申購標(biāo)準(zhǔn)

新員工入司(具有標(biāo)準(zhǔn)辦公桌的崗位)發(fā)放標(biāo)準(zhǔn):

中性筆1支、筆記本1本、筆筒1個、文件夾4個、文件盒1個、文件筐1個

辦公用品種類

配發(fā)方式

易耗品

用完后憑舊申請

常用非易耗品

憑舊申請,每年僅可申請一次

不常用非易耗品

三級或三級以上部門負(fù)責(zé)人及部門助理配發(fā)

其它類辦公用品

單價100元以下由所在二級部門長審核通過后隨辦公用品采購發(fā)放

單價100元以上的由所在二級部門長審核后經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批后采購發(fā)放

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件:(各人申請及部門助理統(tǒng)計參考

              部 辦公用品個人申領(lǐng)統(tǒng)計表

個人申請統(tǒng)計(部門助理月度上報前填寫)

部門發(fā)放統(tǒng)計(領(lǐng)用人填寫)

備注

申請人

物品名稱

數(shù)量

單位

單價

合計

領(lǐng)用時間

領(lǐng)用人簽字

1










2










3










4










5










6










7










8










9










10










11










12










13










14










15










16










17










18










19










20










21










22










23










24










25










發(fā)放人:                月     日

 

附件三:(各部門助理申請及行政發(fā)放填寫)

               部辦公用品采購申領(lǐng)表

各部門助理申購時填寫

行政發(fā)放填寫

備注

物品名稱

上月領(lǐng)用

庫存數(shù)

申報數(shù)

預(yù)估價

單價

小計

1









2









3









4









5









6









7









8









9









10









11









12









13









14









15









16









17









18









下月預(yù)計到崗新人(數(shù)量)

預(yù)計總價


實際總價


采購人

申請人:

部門負(fù)責(zé)人:

發(fā)放人:

領(lǐng)用人:

領(lǐng)導(dǎo)意見:(單項超過100元的特殊辦公用品需公司領(lǐng)導(dǎo)簽字)

 

                                                        簽字:

注:到崗新人(具有標(biāo)準(zhǔn)辦公桌的崗位)按標(biāo)準(zhǔn)配發(fā):中性筆3支、筆記本2本、筆筒1個、文件夾4個、文件盒2個、文件筐2個,各部門只需報備新人數(shù)量不需填寫申報明細(xì),如新人所在崗位需標(biāo)準(zhǔn)配發(fā)以外的用品或新人是沒有標(biāo)準(zhǔn)辦公桌的崗位(如生產(chǎn)崗),部門內(nèi)勤或助理需填寫明細(xì)。

 


辦公資料下載

聯(lián)系我們

公 司:南京辦公用品采購網(wǎng)

聯(lián)系人:楊經(jīng)理

電話:17502537315

手機:17502537315

E-mail:37666006@qq.com

地 址:南京市建鄴區(qū)嘉陵江東街18號新城科技園3棟2樓