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2020年公司辦公用品管理制度含表格.doc下載

公司辦公用品管理制度(含表格)  


目的

為規(guī)范辦公用品的管理,使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費,針對公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。

適用范圍

適用于公司辦公用品的采購、保管、領(lǐng)用及報廢等管理。

管理權(quán)責(zé)

綜合管理部:負責(zé)審核、匯總各部門每月辦公用品的領(lǐng)用情況并根據(jù)當(dāng)月庫存情況進行采購申報、入庫、領(lǐng)用登記等。

各部門:負責(zé)做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報、領(lǐng)用和發(fā)放等工作。

采購部:負責(zé)每月辦公用品的采購及費用報銷。

 公司副總經(jīng)理:負責(zé)審批每月辦公用品的申購與報銷。

定義:

辦公用品分類:辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。

消耗品:系指容易消耗,無法重復(fù)使用的用品,如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。

耐用品:系指能重復(fù)使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個人自購。平時使用如有故障或損壞,應(yīng)以舊品換新品,如:U盤、訂書機、啟釘器、計算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇:服務(wù)年限1年以內(nèi)(含),如有遺失,照價賠償;服務(wù)年限1年以上,耐用品單價在500元(含)以上的,如有遺失,照價賠償。

特殊用品:系指某些部門人員為進行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如:財務(wù)部常用的憑證等。

領(lǐng)用分類:根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì),將辦公用品分為公用品和私用品兩類,私用品由使用人個人領(lǐng)用,公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。

個人領(lǐng)用:系個人使用保管用品,如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。

部門領(lǐng)用:系本部門共同使用用品,如打印紙、打印墨盒等。

管理規(guī)定

辦公用品申購

各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃,填寫《辦公用品采購申請單》,經(jīng)部門負責(zé)人審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交綜合管理部。

綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請,并經(jīng)核查庫存狀況后填寫《辦公用品采購申請單》,于次月1日前經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后,交采購部采購。

各部門辦公用品領(lǐng)用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購申請單》所列明細,于每月5日前向綜合管理部領(lǐng)用并發(fā)放到本部門員工手中。

各部門若需采購臨時急需的辦公用品,由部門填寫《辦公用品采購申請單》,并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因,經(jīng)部門負責(zé)人、綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后,由采購部負責(zé)實施采購任務(wù)。

辦公用品采購

為有效完成采購任務(wù),原則上由采購部負責(zé)實施采購任務(wù)。

 對專業(yè)性辦公用品的采購,由所需部門協(xié)助采購部共同進行采購。

 臨時急需辦公用品可經(jīng)綜合管理部和采購部同意后由使用部門自行采購。

對單價大于500元以上辦公用品的采購,應(yīng)先進行詢價、比價、議價,并將最終議定價格呈報副總經(jīng)理同意后,方可實施采購任務(wù)。

辦公用品入庫

辦公用品入庫前由綜合管理部指定專人進行驗收,對于符合規(guī)定要求的,由綜合管理部辦公用品管理人員登記入庫,并填寫《辦公用品入庫登記表》;對不符合要求的,由采購人員負責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

辦公用品采購發(fā)票應(yīng)由綜合管理部經(jīng)理簽字確認入庫后,方可報銷。

辦公用品領(lǐng)用

員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。

員工領(lǐng)用單價在人民幣500元以上的辦公用品,須填寫《固定資產(chǎn)購買申請表》,說明申購理由,經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部審核,副總經(jīng)理審批。

 辦公用品使用

嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負責(zé)保管。

公司員工使用辦公用品必須堅持科學(xué)、合理、節(jié)約、愛護的原則,節(jié)省使用易耗品,正確使用非易耗品。對于公司內(nèi)部文件資料,提倡使用二手紙。

辦公用品若被人為損壞,應(yīng)由責(zé)任人照價賠償。

辦公用品報廢

非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時,使用人應(yīng)提出辦公用品報廢申請,經(jīng)部門主管審核,并副總經(jīng)理批準同意后,到綜合管理部辦理報廢注銷手續(xù)。

辦公用品回收

員工離職時,應(yīng)依《財產(chǎn)個人保管卡》所領(lǐng)耐用品一并退回綜合管理部,并辦理好移交手續(xù)。

回收再利用的辦公用品列入庫存。

辦公用品倉庫管理

8.1綜合管理部建立辦公用品購置和領(lǐng)用登記臺帳,并做好購置和領(lǐng)用臺帳的登記工作。

 綜合管理部應(yīng)每月結(jié)算各部門月需求量及金額,對異常情況提出書面分析反饋。

其它辦公用品每季度盤點一次,每次盤點結(jié)果記錄在《辦公用品季報表》,并報財務(wù)部備案。

相關(guān)表單:

《辦公用品需求計劃表》                 (編號:   

《辦公用品采購申請單》                 (編號:   

《辦公用品庫存登記表》                 (編號:   

《辦公用品領(lǐng)用登記表》                 (編號:   

《辦公用品處置、報廢單》               (編號:   

10.附則

10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理批準,自xxxxxxxx日實施。

10.2本制度的最終解釋權(quán)歸綜合管理部,修訂時亦同。


附表一:

           月辦公用品采購需求計劃表

 

單位:                                                          編號:

需求人員

名稱

型號

單位

數(shù)量

預(yù)計金額

備注



































































































說明:每月25日前,各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求,報綜合管理部。

 

審批人:                       部門負責(zé)人:                          申購人:


附表二:

辦公用品采購申請單

編號:                                       填表日期:        

品 名

規(guī)格

數(shù)量

單位

金額

使用人

備注














































































   綜合管理部意見


   副總經(jīng)理意見


注:本表由綜合管理部填寫

申請人:                


附表三:                      庫存登記表

 

日 期

來 源

入庫日期

數(shù)量

單價

出庫情況

結(jié)余

驗證人

部門

數(shù)量

年  月









 年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月









年  月










附表四:

辦公用品領(lǐng)用登記表

部門:

領(lǐng)用日期

名   稱

數(shù)  量

領(lǐng)用人

備注

















































































 


附表五:

辦公用品處置、報廢單

申請部門

申請部門


申請日期


辦公用品名稱


規(guī)格型號


申請原因說明


辦公用品使用人


部門主管意見


綜合管理部

辦公用品名稱


辦公用品編號


規(guī)格型號


耐用年限


購入價格


購入日期


廢損原因


綜合管理部經(jīng)理意見


財務(wù)部

帳面價值


凈值


估計廢品價值


實際損失


財務(wù)部意見


審 批

分管領(lǐng)導(dǎo)


副總經(jīng)理


 


附表六:

    辦公用品月報表

品名

規(guī)格

單位

上季結(jié)存

本季進庫

本季發(fā)出

本季結(jié)存

備注

數(shù)量

金額

數(shù)量

金額

數(shù)量

金額

數(shù)量

  (金額)

















































































































































































































































 


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