辦公用品管理辦法
一、目的
1、加強(qiáng)辦公用品管理,規(guī)范辦公用品領(lǐng)、用;
2、有效控制管理成本,降低各項費用;
3、確保及時供給,保證各部室正常使用。
二、辦公用品定義:
本辦法涉及到的辦公用品為固定資產(chǎn)、日常性辦公用品及一般性用品:
1、固定資產(chǎn)類包括:桌椅、文件柜、電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備、飲水設(shè)備及日常接待用品等。
2、一般辦公用品包括:
A類:電話、計算器、筆筒、訂書器、起訂器、文什夾、文件框、剪刀、打孔機(jī)、尺子、鼠標(biāo)、鍵盤、工程技術(shù)人員使用的工具、安全帽等使用過程中保持原形態(tài)的物品為A類辦公用品,記入實物負(fù)責(zé)人臺帳。
B類:膠條、膠棒、橡皮、曲別針、大頭針、簽字筆芯、鉛筆、復(fù)寫紙、印刷品、名片、帳冊、檔案袋(盒)、電池、紙杯等使用后外觀改變或數(shù)量改變等物品,屬B類消耗品,不計入個人臺帳。
三、辦公用品的使用原則
1、員工應(yīng)對辦公用品本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則,對于消耗品第二次發(fā)放時,必須以舊換新。
2、建立辦公用品實物負(fù)責(zé)人管理臺帳。A類辦公用品的使用期限至少為六個月后方可以舊換新(具體使用期限詳見《A類辦公用品使用期限一覽表》),而未達(dá)到規(guī)定期限,且非正常損壞的應(yīng)由責(zé)任人照價賠償。
3、辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為己有或挪作它用。
4、不得用辦公用品干私活,謀私利。
5、不得將辦公用品隨意丟棄、廢置。
6、認(rèn)真遵守操作規(guī)程,精心使用養(yǎng)護(hù)辦公設(shè)備。
四、辦公用品申請、購置、發(fā)放:
為提高工作效率,降低采購成本,節(jié)約人力物力,確保各部室正常辦公使用,辦公用品的申請、購置原則是“定期申請、統(tǒng)一采購、定期發(fā)放、合理使用”
(一)日常性用品
1、各部室、中心根據(jù)本部門辦公用品的消耗和使用情況,每月25日前訂制下月度辦公用申領(lǐng)計劃(填制《辦公用品申領(lǐng)單》),部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政管理中心。
2、行政管理中心根據(jù)各部門遞交的《日常辦公用品申領(lǐng)單》,對照行政庫存后,匯制《辦公用品申購單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,每月28日前呈請公司執(zhí)行副總裁、總裁簽批,再將簽批《辦公用品申購單》轉(zhuǎn)至勤務(wù)部實施采購,勤務(wù)部應(yīng)在3日內(nèi)將用品采購到位。
(二)一般性、大宗用品申購
一般性、大宗用品的申購有需求部室填制《辦公用品申購單》,注明申購理由,由部室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)、逐級報請公司執(zhí)行副總裁、總裁簽批后,將申購單轉(zhuǎn)交至行政管理中心實施采購。(大宗采購應(yīng)簽訂《供貨協(xié)議》)
(三)臨時急用申購:
突發(fā)性的應(yīng)急申購,一般指計劃外物品或突發(fā)性需求。由申購部門部門填寫《采購申請單》,部門經(jīng)理簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)后交管理部購置。
勤務(wù)部采購人員應(yīng)經(jīng)常走訪市場,了解市場行情,及時掌握各類辦公用品價格信息,采購力求做到最優(yōu)性價比。
(四)A類耐用品如需申請采購,須書面說明原因或憑壞損原物以舊換新,如人為損壞或丟失由責(zé)任人照價賠償。
(五)辦公用品定量配給及發(fā)放、領(lǐng)用
1、新入職人員每人發(fā)放中性筆、鉛筆各一支、筆記本一本,有特別需求的另行申請發(fā)放。
2、行政辦公室每月5日前依據(jù)各部室《辦公用品申領(lǐng)表》發(fā)放當(dāng)月辦公用品。發(fā)放原則:以舊換新(使用后不能保存原型的以剩余物換領(lǐng),使用后無形的除外)。
3、部室未申購的物品原則上不予發(fā)放 。
五、辦公用品的交接與回收:
員工因離職及工作崗位變動等原因,辦公用品及固定資產(chǎn)交接或返行政庫時,應(yīng)嚴(yán)格遵守如下交接回收程序:
1、移交人需認(rèn)真逐項列出物品清單,接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下,現(xiàn)場仔細(xì)點驗,由行政辦公室職員確認(rèn)核對。
2、遇有丟失、損毀的物品,交接人須書面寫明情況,由行政辦公職員確認(rèn)后,交由行政管理中心酌情初擬處理意見,呈報總裁批示后,追究移交人經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
六、行政辦公室職員職責(zé):
行政辦公室職員行使行政管理員職責(zé),負(fù)責(zé)如下工作:
1、建立固定資產(chǎn)、辦公用品臺帳、實物負(fù)責(zé)人物品領(lǐng)用保管臺賬。
2、根據(jù)行政庫存,做好辦公用品管理工作。根據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用情況,確定、保持合理的庫存種類和數(shù)量,以減少資用占用和確保正常使用。
3、每月定期完成辦公用品的采購、發(fā)放。
4、每月定期盤點資產(chǎn)及庫存物品,查對臺帳與實物,做到帳實相符。
5、每月抽查和盤點實物負(fù)責(zé)人臺帳,并跟進(jìn)檢查使用情況。
6、負(fù)責(zé)辦公用品的交接與回收驗收確認(rèn),重新落實負(fù)責(zé)人,重新填制實物負(fù)責(zé)人臺帳、歸檔。
七、本管理辦法自簽批之日下發(fā)執(zhí)行。
附表一:《日常辦公用品申領(lǐng)單》
附表二:《辦公用品申購單》
附表一:
XXX房地產(chǎn)開發(fā)有限公司
月日常辦公用品申領(lǐng)單
申領(lǐng)時間: 年 月 日
部 門 | 日 期 | ||||||
序號 | 物品名稱 | 規(guī)格 | 單位 | 數(shù)量 | 備 注 | ||
部門負(fù)責(zé)人 確 認(rèn) |
備注:
1、部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門辦公用品正常使用損耗情況,合理填制此。
2、此表只限于日常性辦公用品及低值易耗品的申領(lǐng)。
附表二:
xxx房地產(chǎn)開發(fā)有限公司
辦公用品申購單
申購時間: 年 月 日
申請部門 | 部門負(fù)責(zé)人 | |||||
預(yù)計使用時間 | 行政辦管理員 | |||||
序號 | 品 名 | 規(guī)格 | 單位 | 數(shù)量 | 預(yù)算 金額 | 備注/使用部門 |
行政總監(jiān) | 執(zhí)行副總裁 | |||||
總 裁 |
備注:1、日常性辦公用品每月定期采由購行政辦管理員編制申購清單,逐級報批后由勤務(wù)部實施采購;
2、一般性采購、突發(fā)應(yīng)急性采購由需求部門編制申購清單,逐級報批后交由行政管理中心勤務(wù)部采購。
公 司:南京辦公用品采購網(wǎng)
聯(lián)系人:楊經(jīng)理
電話:17502537315
手機(jī):17502537315
E-mail:37666006@qq.com
地 址:南京市建鄴區(qū)嘉陵江東街18號新城科技園3棟2樓